Procédure d'élection

Pourquoi des élections extraordinaires ont-elles lieu?
Le mandat en cours du conseil de fondation de la Fondation collective LPP Swiss Life prendra fin le 30 juin  2029. En raison de changements d’ordre personnel au sein de la représentation des salariés, il est d’ores et déjà épuisé les postes de suppléants disponibles. Afin d’assurer la continuité de la représentation des  salariés, des élections extraordinaires seront donc organisées afin de compléter la liste des suppléants.

Qui a le droit de vote?
Sont autorisés à participer au scrutin les représentants des salariés des commissions de gestion des œuvres de prévoyance affiliées à la Fondation collective LPP Swiss Life.

Qui organise les élections au nom du conseil de fondation?
Le conseil de fondation a chargé Swiss Life SA, en tant que gérante, d’organiser et de mener les élections extraordinaires.

L’autorité de surveillance compétente pour la fondation a-t-elle été informée des élections de renouvellement?
Oui. L’autorité de surveillance de la fondation, à savoir l’Autorité de surveillance des fondations et des fondations du Tessin, de la Suisse orientale et de Zurich (ATIOZ), a connaissance du règlement électoral en vigueur. Les élections sont organisées sur la base du présent règlement.

Quand les élections auront-elles lieu?
Les représentants des salariés siégeant aux commissions de gestion seront informés par écrit des élections extraordinaires.
Les candidatures peuvent être déposées au moyen du formulaire de candidature figurant sur la page électorale. Pour participer aux élections, il est nécessaire de s’inscrire sur le portail électoral de POLYAS. L’inscription et la soumission de candidatures sont possibles jusqu’au 9 octobre 2026 au plus tard.
Le vote à bulletin secret se déroulera par voie électronique. Les électrices et électeurs enregistrés seront informés des prochaines étapes à l’issue de la phase de candidature.
L’élection (électronique) devrait avoir lieu du 21 octobre au 18 novembre 2026, à 12h00, et sera suivie d’un décompte des voix.

Quelles sont les tâches du conseil de fondation?
Conformément aux dispositions légales et réglementaires, le conseil de fondation assure la direction  générale de la fondation, veille à l’exécution des tâches légales, définit les objectifs et principes stratégiques de la fondation ainsi que les moyens permettant de les mettre en œuvre. Il définit l’organisation de la fondation, veille à sa stabilité financière et en surveille la gestion. Dans ce contexte, il assume notamment les tâches suivantes:

• Surveiller les affaires de la fondation s’inscrivant dans le cadre de son mandat et gérées par Swiss Life selon ses instructions
• approuver les comptes annuels de la fondation
• Désignation de l’organe de révision et de l’expert en matière de prévoyance professionnelle

A quelle charge de travail dois-je m’attendre en tant que membre du conseil de fondation?
L’activité comprend notamment:

• Une séance ordinaire du conseil de fondation par an, en général à Zurich
• Une autre séance du conseil de fondation par vidéoconférence par an (au besoin)
• Au besoin: Décisions prises par voie de circulaire (par e-mail)
• Formation de base de deux jours (gratuite)
• Une manifestation du conseil de fondation d’une journée par an
• Formation continue facultative d’une demi-journée (par an)

Le mandat de membre de conseil de fondation est-il rémunéré?
Oui, le mandat de membre de conseil de fondation est rémunéré en fonction de la charge de travail. Les membres du conseil de fondation reçoivent chaque année un certificat de salaire pour leur déclaration d’impôt.

Pourquoi recherche-t-on des candidats?
Etant donné que tous les suppléants disponibles pour les représentants des salariés sont épuisés, de  nouveaux suppléants sont recherchés. Les personnes intéressées sont invitées à se porter candidates en tant que suppléants des représentants des salariés.

Qui est éligible au conseil de fondation?
Les élections et donc les conditions de vote sont régies par le règlement électoral correspondant. Seules sont éligibles en tant que membres et membres suppléants du conseil de fondation les personnes actives (pas de bénéficiaires de rentes) jouissant d’une bonne réputation et offrant les garanties d’une activité irréprochable. Sont éligibles comme représentants des salariés les salariés assurés auprès de la fondation au bénéfice d’un contrat de travail à durée indéterminée et non résilié avec un employeur affilié à la fondation avec un contrat non résilié, et dont le lieu de travail se trouve en Suisse. Ne sont pas éligibles les salariés exerçant la fonction de représentante des employeurs au sein de la commission de gestion de l’œuvre de prévoyance. En principe, il est recommandé que les candidats disposent de bonnes connaissances en allemand (langue de correspondance et langue des séances).

Que faut-il soumettre pour une candidature?
La candidature se fait en ligne via le formulaire de candidature qui se trouve sur la page de vote.
Outre les données personnelles, il convient de fournir une brève motivation de la candidature. Un extrait actuel du casier judiciaire ainsi qu’un extrait actuel du registre des poursuites doivent également être fournis. Les deux documents ne doivent pas dater de plus de trois mois.
Au besoin, la fondation peut exiger d’autres documents ou informations en vue de l’examen des conditions de vote.

Jusqu’à quand les candidatures peuvent-elles être soumises?
Les candidatures peuvent être déposées jusqu’au 9 octobre 2026 au plus tard au moyen du formulaire de candidature sur la page électorale.

Pourquoi une seule candidature par œuvre de prévoyance est-elle possible?
Cette restriction vise à garantir une représentation appropriée des œuvres de prévoyance affiliées et à éviter que certaines entreprises soient surreprésentées.

Combien de voix puis-je attribuer?
Les électeurs ne peuvent donner leur voix qu’à autant de candidats qu’il y a de sièges à pourvoir. Le système électoral signale automatiquement si le nombre autorisé est dépassé.

Pourquoi dois-je m’inscrire?
La participation à l’élection a lieu via la plateforme électorale de POLYAS. L’inscription sur la liste électorale est une condition préalable à la participation aux élections extraordinaires.

Pourquoi le vote se déroule-t-il par voie électronique?
Les élections électroniques ont fait leurs preuves pour l’élection des conseils de fondation. Elles permettent une procédure électorale efficace, sûre et conviviale.

Ai-je besoin de connaissances Internet particulières?
Non. Le vote électronique est conçu de manière conviviale et peut être effectué en quelques étapes.

Comment l’identité des électrices et électeurs est-elle vérifiée?
Des données d’accès personnelles sont utilisées pour une identification sécurisée. Cela permet de garantir que seules les personnes autorisées peuvent participer au scrutin.

Le choix nécessite-t-il l’installation d’un logiciel?
Non. Le choix se fait directement via un navigateur Web. Il n’est pas nécessaire d’installer de logiciel supplémentaire.

Pourrai-je encore voter après l’expiration du délai de vote?
Non. A l’expiration du délai de vote, il n’est plus possible de voter.

Comment l’anonymat du vote est-il garanti?
La liste électorale et l’urne électronique sont techniquement séparées. Il n’est donc pas possible d’attribuer des voix à des personnes en particulier.

Swiss Life garantit-elle qu’aucune donnée contractuelle ou concernant mon entreprise n’est transmise àdes tiers?
A l’exception de votre numéro de contrat Swiss Life, qui ne sert qu’à l’affectation lors du vote, aucune donnée relative à l’entreprise ne sera transmise.

Comment les données personnelles figurant dans le formulaire de candidature et les extraits personnels du casier judiciaire et du registre des poursuites sont-ils utilisés, qui y a accès et combien de temps sont-ils conservés?
Les données personnelles saisies dans le formulaire de candidature ainsi que les extraits du casier judiciaire et du registre des poursuites sont utilisés pour vérifier que les candidats remplissent les conditions d’élection. Si la candidature est valable, des données spécifiques qui en découlent seront utilisées pour la publication sur la page de vote (prénom, nom, année de naissance, lieu de domicile, entreprise [œuvre de prévoyance], profession et motivation personnelle). Pour la tenue de l’élection, les données personnelles telles que le prénom, le nom, l’année de naissance et l’entreprise (œuvre de prévoyance) seront transmises à notre partenaire externe POLYAS en vue de leur inscription sur le bulletin de vote.

Seules les personnes chargées de l’organisation de l’élection au sein de la gestion des fondations de Swiss Life ont accès aux données élargies relatives à la candidature ainsi qu’aux extraits du casier judiciaire et du registre des poursuites. Elles seront supprimées après l’organisation des élections au plus tard le 31 décembre 2026. Pour le reste, les dispositions de la déclaration relative à la protection des données, qui peut être consultée à l’adresse www.swisslife.ch/privacy-contract, de même que des explications et informations complémentaires ainsi que les coordonnées en cas de questions sur la protection et la sécurité des données chez Swiss Life SA.

Quelle est la mission des suppléants?
Les suppléants sont remplacés lorsqu’un membre élu représentant des salariés quitte le conseil de fondation en cours de mandat.
L’ordre dans lequel s’effectue le scrutin est déterminé par le résultat des élections.

Depuis de nombreuses années, la société POLYAS Schweiz GmbH sise à Saint-Gall soutient Swiss Life dans l’organisation d’élections électroniques.

Grâce à la solution d’e-voting utilisée, les élections peuvent se dérouler de manière sûre, compréhensible et efficace sur Internet. Des exigences élevées en matière de protection des données, de sécurité de l’information et de confidentialité du vote sont remplies.